La firma digital mejora la productividad en los despachos de abogados

En la actualidad, nos encontramos ante un entorno cambiante y complejo, cada vez más competitivo, donde el creciente y acelerado desarrollo de las tecnologías impacta directamente en el mundo empresarial, y, por tanto, también en el de la abogacía.

Aunque la pandemia contribuyó a acelerar, en cierta medida, el proceso de digitalización, el sector legal en España aún se encuentra en una posición algo más retrasada respecto a otros sectores de actividad.

La transformación digital de los departamentos jurídicos implica renovar la organización y la forma de relacionarse con los clientes.

Se trata de que los despachos se sumerjan completamente en una verdadera digitalización, en la que no sólo se lancen proyectos digitales aislados o se implementen herramientas tecnológicas, sino que en el conjunto de la empresa se haga un cambio radical enfocado a la creación de estructuras líquidas y colaborativas que permitan implementar la tecnología en la compañía. 

De hecho, uno de los problemas en las firmas de abogados que impide llevar a efecto esta digitalización completa, es la herencia de culturas y modelos operativos muy arraigadas en sus métodos y prácticas de trabajo.

En este sentido, es complejo para los directivos tratar de impulsar nuevas competencias, nuevos sistemas debido a la tradicional, e incluso en ocasiones, inamovible cultura dentro de los despachos de abogados.

A este punto también se le añade el posible desconocimiento digital e incertidumbre y desconfianza de la plantilla, que ralentiza la apuesta por la tecnología.

Y, por supuesto, no debemos obviar las barreras regulatorias, la gestión de permisos y la ciberseguridad que son tres elementos a tener en cuenta para el proceso de digitalización de un departamento legal, pero que a la vez pueden frenar esta aceleración.

En relación con lo anterior, la sensibilidad de los datos que se manejan en este sector, obliga a utilizar herramientas específicas que garanticen la confidencialidad, la seguridad y el control de la información y de los medios de acceso a ella, lo que puede suponer mayor complejidad a la hora de su implementación.

En este sentido, una de las herramientas más útiles para mejorar esta relación con los clientes, optimizar los procesos internos y garantizar la seguridad de los datos es la firma electrónica que ha empezado a tener una fuerte implementación a distintos sectores gracias a la agilidad de su operativa.

Se trata de la solución más adoptada por las empresas con la pandemia, según el estudio de Signaturit sobre el nivel de digitalización de las compañías en el entorno post-covid en el que se constata que el 71,8 % de compañías apostaron por dicha firma como principal recurso.

Además, supone el primer paso en esta carrera de la digitalización y el inicio de un cambio de cultura organizacional dentro de los despachos de abogados.

A esta herramienta le sigue la automatización de tareas, las comunicaciones certificadas, la digitalización de la gestión documental, así como contar con un gestor de expedientes online que permita garantizar la comunicación entre todos los implicados en el proceso y centralizar la información.

Es ahora el momento para que los despachos, transcurridos dos años desde la pandemia, apuesten por la digitalización, no porque sea la solución para subsistir, sino porque crean en ella y la perciban como un claro instrumento de mejora.

Y que la pandemia nos haya traído alguna consecuencia positiva, al menos en la operativa del trabajo y en las formas de relacionarnos, y no todo hayan sido noticias negativas.

Así, los beneficios que ofrece son múltiples, ya sea a nivel interno como con la relación con cliente. Es innegable que un departamento legal digitalizado genera mayor productividad en los procesos, al mismo tiempo que permite entablar una relación de más confianza y cercanía con el cliente.

La transformación digital es el gran paso para llevar a cabo tareas de manera más estratégica y con valor añadido.

Eso sí, esta transformación digital sólo se llevará a cabo si existe un cambio en la cultura organizacional que propicie nuevas formas de colaboración y desatasque ciertas estructuras y modelos heredados.

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