Kit digital para abogados
La digitalización de nuestros despachos ya no es una opción, es una necesidad. No podemos demorar más tiempo la decisión de digitalizar nuestros despachos.
El programa Kit Digital, financiado por el Plan de Recuperación, Transformación y Residencia de España Next Generation Euro E.E.U.U, ofrece bonos de entre 2000 y 12.000 € para ayudarte a digitalizar tu empresa.
La digitalización de del puesto de trabajo forma hoy parte de la estrategia de negocio de cualquier actividad profesional, de modo muy especial en el sector de la abogacía. La digitalización suma más que resta.
Sin embargo, son muchos los abogados que se resisten a dar el paso, pensando en los costes asociados a la digitalización. Pero esto era hasta ahora, porque si estás pensando en digitalizar tu bufete de abogados, el programa Kit Digital te ayudará a acelerar esta decisión.
Pero antes, para digitalizar tu despacho, tienes que tener en cuenta cuatro puntos:
1. Primero, la digitalización no amenaza la filosofía empresarial. Es necesario superar la resistencia al cambio por considerar considerar que la digitalización, especialmente el teletrabajo, va a afectar a nuestros valores del despacho. Esta cautela olvida que la digitalización solo se refiere a la cultura organizativa de tu negocio, no a la empresarial.
2. En segundo lugar debes definir bien las necesidades de tu despacho.
Esto es muy importante. Aunque objetivos y herramientas básicas son muy similares para la mayoría de las empresas, el plan de digitalización del puesto de trabajo debe ser diseñado como un traje a medida.
Por eso es importante que esté dimensionado coherentemente con el tamaño de tu despacho de abogados, no es lo mismo que estés tu solo o que tengas socios, secretaria y pasantes, por ejemplo. ,Pero que también que permita acompañarte en la expansión de tu negocio.
También es importante que valore tu actual estructura tecnológica para no obligar a que tengas que realizar cambios innecesarios y costosos que no son necesarios. Siempre es preferible buscar soluciones estandarizadas.
3.Evalúa tus necesidades.
En la digitalización de tu despacho debes tener en cuenta las necesidades de cada uno de tus empleados.
Esto exigirá de un trabajo previo en el que, junto a una representación de cada puesto, se identifiquen las necesidades específicas de cada uno de tus empleados.
El objetivo no es otro que el diseño de un plan digital que garantice la eficiencia de tu labor en en tu entorno, tanto en lo que respecta a la seguridad, como de operativa de trabajo, para que, en definitiva, sea más agradable, eficiente y seguro.
4. Prevé un plan de acompañamiento a tus empleados en todo el proceso.
Otro error común es abandonar a su suerte al empleado. Aunque algunos trabajadores están perfectamente capacitados para abordar el cambio con autonomía, otros necesitarán de una mayor asistencia que en esta fase inicial es imprescindible para no generar rechazo.
Claves para digitalizar tu despacho
Pues una vez que hemos visto estos cuatro puntos fundamentales, si te vas a plantear el digitalizar tu despacho, ahora vamos a ver las siete claves del puesto de trabajo digital.
Conectividad.
No hay digitalización sin una deficiente acceso a internet fijo y o móvil y a la propia intranet del despacho. Las claves son una conexión estable con la capacidad suficiente para todo el proceso de datos.
Este es un aspecto que no suelen suponer ningún problema, dada la calidad de los servicios de los operadores españoles de hoy en día, excepto en algunos entornos rurales.
Cloud computing
Vamos ahora con la nube, o el poder de computación en la nube o, también llamado, cloud computing; que no es otra cosa que la tecnología necesaria para facilitar el acceso a la información de tu despacho.
En este caso, tanto tú, como tus empleados, deben poder acceder a esta información en cualquier momento y lugar. Lo más Lo más habitual es que el sistema contemple un nivel de permiso para cada miembro del despacho y que cada uno de nosotros tenga acceso sólo a la documentación necesaria e imprescindible. Dispositivos efectivos de conexión y trabajo. El bufete debe facilitar este equipamiento básico, principalmente portátiles y teléfonos inteligentes, Aunque algunos puestos de trabajo pueden digitalizar se con tabletas y otros dispositivos.
Entorno de trabajo estandarizado
Salvo contadas excepciones muy justificadas, es muy importante que el proceso de digitalización se aborde sobre sistemas compatibles con los entornos de trabajo más habituales, siendo fundamental que se puedan consultar vía web y que sean responsive.
Aquí es obvio que el estándar pasa por soluciones como Microsoft, Google y Word y o resto de herramientas jurídicas, pero lo más importante es asegurar que son consultables en línea. Que sean sistemas de comunicación ágiles.
Hay que asegurar que el empleado, o que nosotros mismos, estemos conectados con el bufete, el cliente y el equipo.
El correo electrónico, sistemas de videoconferencia, chat y conexión telefónica forman parte de este equipamiento básico, teniendo en cuenta que es muy importante que se integren en un mismo entorno para facilitar la movilidad de documentos y otras actividades diarias.
También hay que pensar en soluciones de trabajo en equipo que permitan a los miembros de nuestro despacho compartir el trabajo en tiempo real. Las posibilidades son muchas Trello, Slack o el propio Google Drive son alternativas básicas, pero operativas y gratuitas hasta cierto nivel de ejercicio.
Soluciones de voz IP
Las soluciones de voz IP que encapsulan el habla como si fueran un dato también son útiles para organizaciones más complejas, principalmente por permitir que el ordenador portátil funcione como un teléfono.
La ciberseguridad
También es fundamental reforzar los sistemas de seguridad.
El 18% de las empresas españolas creía que iban a sufrir un ataque durante 2022, según encuestas.
E trabajo remoto y la infraestructura en la nube son los principales riesgos cibernéticos para las organizaciones.
El mayor peaje de la digitalización es el esfuerzo en el área de seguridad ciberseguridad, que por otro lado, es necesario en cualquiera de las situaciones, más en un entorno de trabajo como el de los abogados.
Aquí la solución pasa por ponerse en manos de un experto y construir un escudo eficiente sin obsesionarse pero que permita una actualización constante.
Mantenimiento
No es posible una gestión y mantenimiento eficiente sin un servicio capaz de resolver incidencias 24 horas siete días. La digitalización del puesto de trabajo cojea en este área. La decisión pasa por modelos de autogestión subcontratados o híbridos, siempre en función de los intereses de nuestro despacho.
El mercado ya ofrece soluciones de mantenimiento por puestos de trabajo con tarifas de todo tipo.
Kit Digital
Si eres abogado y has tomado la decisión de digitalizar tu bufete o puesto de trabajo, has definido el área o áreas a digitalizar y eres un autónomo o una empresa con una plantilla de entre diez y cincuenta empleados, ya estás en condiciones de solicitar algunos de los bonos digitales del programa digital financiado por el Plan de Recuperación, Transformación y Residencia de España Election Edition.
Estas ayudas, cuyo importe máximo es de 12.000 €, están destinadas a financiar una o varias soluciones de digitalización recogidas en el catálogo de soluciones de digitalización del programa digital, que van desde servicios de herramientas de oficina virtual, gestión de clientes, redes sociales o de procesos, pasando por la creación de un sitio web, presencia en Internet o ciberseguridad.
